Fluidifier le parcours de mise en ligne d’une formation

Présentation des plateformes et du projet

Ce projet a été réalisé pour la start-up Invivox qui dispose d’une plateforme digitale dédiée à la diffusion et au partage de contenu auprès des professionnels de santé. Le site invivox.com permet aux professionnels de santé d’accéder au catalogue des contenus hébergés sur la plateforme, de s’y inscrire et de les visionner. La plateforme Connect est le back-office mis à disposition des pourvoyeurs de formations pour leur permettre de créer et d’administrer leurs formations et l’ensemble des informations qui y sont reliées.

À la fin de l'année 2022, le département IT a initié une refonte technique de Connect afin d'améliorer principalement la qualité, l'évolutivité et la structure du code. Étant donné que l'expérience utilisateur de la plateforme était très mauvaise à ce moment-là, l'objectif de l'améliorer a également été inclus dans les priorités.

J'ai donc pu intervenir, entre autres, sur une première version d’un nouveau processus de mise en ligne d'une formation, qui a permis de réaliser des améliorations significatives en matière de navigation et de hiérarchie de l'information. De gros pain points ont également pu être résolus et de nouvelles fonctionnalités incontournables ont été ajoutées. Toutefois, l'aspect visuel de la plateforme n'a pas pu être amélioré car la refonte graphique était prévue dans un second temps.

La plateforme au début du projet

Le processus de mise en ligne d’une formation était scindé en 3 étapes répartissant les informations à renseigner selon leur caractère obligatoire ou non : l’étape 1 recensait l’ensemble des champs obligatoires du formulaire. Le reste des informations était réparti entre les étapes 2 et 3.

Une fois le formulaire renseigné et publié, une page affichant l’annonce de la formation est publiée sur la marketplace.

Les principales problématiques

Un grand nombre d’autres problèmes, qui ne sont pas détaillés ici, étaient liés à l'utilisabilité de différents composants pour renseigner les informations qui avaient des problèmes d'affichage et/ou de fonctionnement.

Les objectifs de ce projet étaient multiples. Il fallait, d’une part, améliorer l'expérience utilisateur globale du parcours de mise en ligne de formation pour le rendre moins fastidieux et plus clair. Il était également impératif de résoudre la majorité des problèmes recensés et de mettre en place de nouvelles fonctionnalités répondant aux différents besoins des clients.

Récolte du besoin

Tout d'abord, une démarche de collecte des besoins et des attentes des pourvoyeurs de formation a été menée via les Customer Success Managers (CSM). Étant en contact quotidien avec un certain nombre d'utilisateurs de la plateforme, ils ont été un bon intermédiaire pour retranscrire les problèmes rencontrés avec la version actuelle de la plateforme, ainsi que les besoins qui pourraient être adressés dans cette nouvelle version.

Sélection des informations demandées

J'ai également trié les informations demandées dans le formulaire. En effet, comme expliqué précédemment, certains champs étaient très spécifiques et destinés uniquement aux organismes de formation. Ces organismes ont des contraintes légales à respecter quant aux formations qu'ils dispensent, puisqu'il s'agit de formations certifiantes reconnues par l'État et donc soumises à des règles de qualité. Hors, ils ne représentent qu'une petite partie des clients d'Invivox et ne sont pas la cible de la clientèle de 2023.

Les personnes mettant en ligne les formations au sein des organismes de formation sont très au fait des réglementations en vigueur concernant les formations certifiantes. Nous avons donc pris la décision de retirer la majorité des champs spécifiques à cette typologie de clients pour ne pas surcharger l'interface des autres utilisateurs, en sachant qu'ils ont à leur disposition un encadré de description où ils peuvent préciser toutes les informations nécessaires. Cette décision est temporaire pour cette première version, le temps de créer des profils d'institution permettant de personnaliser la plateforme et, par conséquent, les formulaires de création de formation.

Priorisation des améliorations

En collaboration avec le responsable du produit, nous avons examiné cette liste d'améliorations et de fonctionnalités, en donnant la priorité à celles qui ont un impact important pour cette première version en tenant compte du temps de développement.

Principe de navigation et catégorisation des informations

Une fois que la liste des informations à demander a été établie, j’ai pu imaginer le système de navigation global pour le processus de mise en ligne. L'idée de diviser le processus en plusieurs étapes a été gardée, mais cette fois-ci, les étapes sont nommées et logiques, et elles regroupent des informations de la même catégorie :

1. Infos générales

Tout d'abord, les informations générales sur la formation ont été regroupées dans la première étape : son titre, les spécialités visées, les langues, la ou les sessions si c'est un événement, le lieu, le lien visio et les intervenants.

2. Détails

À la deuxième étape, les informations qui seront affichées sur la page d'annonce de la formation sont regroupées : la photo de couverture, la description, les objectifs pédagogiques, les pré-requis, le programme de l’évènement, etc.

3. Prix

La troisième étape concerne la tarification, avec différentes options possibles.

4. Paramètres avancés

Ensuite, des options supplémentaires telles que la visibilité ou les champs supplémentaires à l’inscription sont regroupées.

5. Aperçu

Enfin, la dernière étape est un récapitulatif des informations renseignées, avec une partie de gamification pour encourager le remplissage des informations facultatives affichées sur la page de la formation sur la marketplace.

Pour les formations de type e-learning, une étape se glisse entre la première et la deuxième, permettant de construire le parcours de formation en y ajoutant l'ensemble des contenus qui le composent.

L’utilisateur doit passer par toutes les étapes via un stepper, pour arriver jusqu’au bouton de publication. Les champs en erreur, s’il y en a, sont mis en évidence au fur et à mesure.

Une fois que le flow global de navigation a été imaginé et validé, le design des différentes pages a pu être réalisé en utilisant le design system existant de la plateforme.

J’ai choisi de présenter ici un rapide prototype expliqué du parcours de publication d’un cours en ligne ainsi que le tableau recensant tous les cours publiés. Le prototype est interactif et permet de naviguer à travers les différents écrans.

La refonte de la mise en ligne des formations a entraîné plusieurs changements quant aux informations à collecter et à afficher sur la page d'annonce de la formation. Dans le prolongement de ce projet, j'ai revu la page de présentation des formations sur la marketplace.

L'ensemble des informations essentielles de la formation ont été regroupées et remontées au dessus de la ligne de la flottaison. Sur la droite de l’écran le bloc d’inscription reste accessible en permanence.

Les détails de la formations ont été hiérarchisés en sections dont l’accès est facilité par une barre de navigation fixe au scroll.

De nouvelles fonctionnalités ont également été ajoutées, telles que la possibilité de partager la page d'annonce avec ses pairs, ainsi que l'affichage de suggestions d'autres contenus similaires en bas de page.